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こんにちは 荒蒔です。

毎日の業務 お疲れ様です。

重要事項を周知やりたいのに、伝わらないと言うことありませんか?

ホウレンソウができていない」とよく言われます。

「ホウレンソウ」野菜ではありませんよ。(笑)

報告・連絡・相談です。知らなかった方は、必ず覚えておいてくださいね。

あるいは、自分の考えや業務での決定事項に対して、反発されるなど、

スタッフへの応対に、苦労したという方も、多いはずです。

それでは、きちんと重要事項を、全てのスタッフに、伝えるにはどうすればよいでしょうか?

今回は、伝達したにもかかわらず内容を忘れていた、理解していなかったなどの

当事者意識が低い時と、慌しい、時間がないなどの、個人的な原因から生じる

提案や決定事項に、納得いかないと、声が上がった場合、

どのように対処すればよいか?まとめてみました。

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職場の上手な報・連・相 (すぐに実践シリ-ズ)

上司のためのホウレンソウのしつけ方 報告・連絡・相談 [ 今井繁之 ] 

職場で重要な事項を伝えるには?

周りの意識が低い場合

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あなたの職場でも、情報を紙面で、連絡ノートに、記載することありませんか?

「見るのを忘れた」

「見ていない」

「見たけど、あまりよく覚えていない」

というスタッフ(従業員)がいました。

口頭で伝達すればいいんではないか?と思われる方も、いるかもしれませんが、

「よくわからなかった」

「ぼーっとしていて聞いてなかった」

というスタッフもいたため、1回で、すべてのスタッフに、

伝える事は、困難である事を、念頭に置き、

周知を立案する事を意識いたしましょう。

多くの職場では、

大切な事柄を周知するとき、紙面の伝達+捺印

が、多数派となっているようですが、口で伝達することも大切です。

他にも、大切事項が伝わっていないと思われる、

言動・行動のあるスタッフには、

個別に口頭で、伝達した方が良いでしょう

その場合、相手の認識度を検証するために、

内容を言われたことを、理解してもらうことでしょう。

提案・決定事項に対して反発が強い場合

「こうしないとダメだから」

「すでに決まった事だから」

などの会話で相手を説得しようとすると、さらなる反発を、生む可能性があります。

相手がそこそこ、承知するためには以下のような、手段が必要となります。

遂行するに至った理由や経緯を解説する

「遂行するに至った理由や経緯を解説する」の画像検索結果

提案・決定事項のみの伝達は、簡潔明瞭で定着しやすい側面もあります。

ただし、どうして、このような提案・決定事項になったのか?など、

わかるか?わからないでは、全然違います。わかるように伝えるようにしましょう。

相手にとってのメリット伝える

人は、自身にとってのメリットが大きいほど、物事に取り組みやすくなります。

その業務をする事で、相手にどのような良いところがあるのか、

さらに、やらずにいる事で、どのような悪いところがあるのかを、伝えるようにしましょう。

流動性を持たせる

「流動性を持たせる」の画像検索結果

人は、納得のいかない事柄に対し、

「もはや変更しられない状況」

となってしまうと、強い反発を抱きます。

それでは意味がありません。「変えられる事案」については、

「真っ先にはやってみて、その都度、修正をしていきましょう」

「最低3カ月やってみて、評価しましょう」など、

実際やってみて、その都度、問題点はないか?使いやすいかどうか?

働いている現場の声を拾うようにしましょう。

実のところに物事を遂行するのは、スタッフですので、

相手の考えをくみ取りながら、解決していくことが大事です。

なお、どれほど小さな決定事項でも、

スタッフ全部に、理解させることは難しいことです

今後は、新人が入職するポイントでもあるため、

「一度、言ったからわかるはず」という意識ではなく、

定着するまで、根気よく関わる姿勢を大事にしていきましょう。

相手にわかりやすく伝えることは、難しいことですが、

とても大切な事なので、わかりやすく伝える意識を持ちましょうね。

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