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こんにちは 荒蒔です。

毎日の業務 お疲れ様です。

私が、docomoショップに、スマホを、機種変更した時のことです。

契約する時、ipadが出てきて、規約を読んでから、サインして終わりました。

「申込書(紙媒体)みたいなもので書かないんですか?」

と聞いたら、

「もう、紙媒体は使いません。個人情報漏洩に繋がり、非常に危険なので・・

と言われました。最近、紙を使わず、電子機器(ipad)でサインをする時代だそうです。

なぜ、個人情報漏洩になるか、確認しておきましょう。

紙資料は危険!?ペーパーレスの時代へ

 

ペーパーレス化が、なぜ定着しないの?

「ペーパーレス化」の画像検索結果

しかし、企画案の提示や、会議などの資料で、紙媒体は、かかせませんよね。

けれども、今、現在、環境への配慮や、コストの削減などができるになるといった理由で、

資料を紙媒体で共有するのではなく、データ・電子媒体を応用し、

タブレットや、PC上で、共有しようという動きが、活発になっています。

この動きを、ペーパーレス化といい、今、現在、注目を浴びています。

ツールや、アプリも増大しており、着々と、ペーパーレス化が進んでいます。

いまだに、導入していない会社もあるようです。

メリットがあるに、ペーパーレス化が、なぜ定着しないのか、

その実態や問題、対策法を解説していきます。

ペーパレス化が進まない実態

スマートフォンや、タブレットの一般化し、ITの発達により、

ペーパーレス化が、生活の一部になっています。

新聞や、情報紙の電子書籍化は、記憶に新しいですよね。

しかも、更新が早いという、メリットもあります。

このように、ペーパーレス化は、1970年頃から、始まっています。

ではなぜ数十年という長い間、日本では、ペーパーレス化が、

拡大する事がなかったのでしょうか?、

それには、次の原因があります。

1)ITや、PCに不慣れな人が多々あるため、システムを導入したにもかかわらず、

  紙を使っていた時の方がよかったという話が、多かった。

2)日本は、IT環境の整備が遅れており、紙以外の資料を扱う機会が少ない。

  それにより、ペーパーレスに、拒否反応を示す人が多い。

3)データを扱う以上、そこそこの、ITの理解が必要になります。

  しかし、経営者や役員、管理職に、理解・知識が足りていない場合、

  導入してもうまく応用できず、最悪、導入に反対される場合もあります。

4)導入支出がかなりかかってしまう。

これらの理由が、挙げられます。

ITに、疎い日本人ならではの、原因が多い事がわかりますよね。

それでは、ペーパーレスにしたら、どのようなメリットがあるかご説明いたします。

ペーパーレス化のメリット

1)環境に優しい

日本では年間約2000トンもの紙が捨てられております。

人による伐採だけでなく、砂漠化などによる森林の減少が問題になっている中、

会議一回分のためだけに資料を印刷、廃棄するのは割に合いません。

ペーパーレスを導入する事で、環境の保全に寄与する事ができます。

2)印刷、保管にかかるコストの削減

必要経費の削減印刷に、必要になる紙やインク、トナーの費用を減らす事ができます。

また、資料の保管のために、倉庫を借りているなら、

その保管費用も、削減する事ができます。

自社で保管している場合は、保管のためのスペースが必要なくなるため、

広々と事務所が使用可能です。

3)効率化を図ることができる

データで資料を管理しているため、

検索をかけるだけで、手っ取り早く、探したいの資料を見つけられます。

資料を持ち出す場合も、アプリで連携しておけば、資料がかさばる事や、

雨で紙を、ダメにしてしまう事もなくなりす。

遠く離れた支社との会議がある時、資料送付の手間や、意思疎通の困難なさがあるが、

画面の同期機能や、ビデオ会議を組み合わせる事でスムーズな会議ができます。

4)高いセキュリティレベル

紙媒体よりも、ペーパレスのほうが、セキュリティレベルが高いです。

盗難や紛失による、情報漏えいは、自社の技術の模倣や、

クライアントの信用を、失う事につながります。

データ管理をする事で、この危険性を防ぐ事ができます。

ペーパーレス化をする事で、様々なメリットがあります。

ですが、ペーパーレス化を自力で行うのは造作なくではないのです。

日本人は、FAX文化でペーパレス化が進まない

ペーパレス化が進まない一つの理由として、FAXです。

日本人が、いまだに「FAX(ファックス)」を使っていることを、

外国人の方が不思議がっています。その理由を、見ていきましょう。

ファックスの保有率 41.5%の事実

たしかに、日本では、ファックスが、オフィスには、ほぼ100%。

最近はコピー機などとの複合機が普及し、

オフィスなどの省スペース化にも対応しています。

コンビニエンスストアにも置いてあり、お金を払えば、自由に使えて便利ですよね。

日本では、ファックスは、必要不可欠なビジネスツールといえます。

日本人は、海外の方からみれば、技術の進歩についていけない、

高齢者が、昔ながらの方法を、好む傾向にあります。

しかし、私は、完全紙媒体がなくなると思います。

なぜならば、パソコン上で、FAXがなくなるからです。

つまり、ウェブFAXですね。

ウェブFAXのサイト⇒eFax

もありますし、LINEもあります。

しかし、LINEは、

ほぼ利用している方が多いので、個人情報漏洩の危険性があります。

もし、LINEみたいな機能が使いたいんであれば、

きちんと、個人情報漏洩防止ができる物を利用しましょう。

LINEみたいな機能で個人情報漏洩防止ができるサイト⇒Chatwork

また、もちろん環境問題もありますが、国もペーパーレス化の動きもあります。

ニュースの記事⇒ペーパーレス化で規則改正=参院

こちらも、ご覧ください。

まとめ

日本で、これほどペーパーレスが拡大しないのは、

日本人の紙への、親しみからくるものだと思います。

ですが、こういった原因で、ペーパーレスの長所を手放すのは惜しいです。

地球のためにも、自社のためにも、

ペーパーレス化を、行ってみてはいかかでしょうか?。